Arbeitsmittelkataster: So gewährleisten Sie sichere Arbeitsmittel

17. Juli 2024 | Autor: Lena Reuter | Lesedauer: 5 min

Überall da, wo Sie in Ihrem Betrieb Arbeitsmittel einsetzen, muss auch deren Funktionsfähigkeit gewährleistet sein. Defekte Geräte und Maschinen führen sonst schnell zu Arbeitsunfällen, die mit Schnitt-, Quetsch- und Augenverletzungen oder gar elektrischer Körperdurchströmung einhergehen. Die Sicherheit der eingesetzten Arbeitsmittel ist daher nicht nur bei der Anschaffung sondern über die gesamte Nutzungsdauer hinweg ein wichtiges Kriterium. Das Grundprinzip dabei: Keine sicheren Arbeitsmittel ohne regelmäßige Prüfungen. Ein Arbeitsmittelkataster entlastet Sie bei dieser Aufgabe, indem es sämtliche Arbeitsgeräte mit zugehörigen Prüfpflichten bündelt.

In unserem Artikel erfahren Sie alle relevanten Grundlagen zur Prüfung von Arbeitsmitteln. Außerdem zeigen wir Ihnen, welche Inhalte in Ihr Arbeitsmittelkataster gehören und wie Sie diese digital erfassen. Sichere Arbeitsmittel sind nur ein Bestandteil im ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz. Weitere Bereiche lernen Sie in unserem „Großen Buch des digitalen HSQE-Managements“ kennen. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!

Was ist ein Abreitsmittelkataster?

Um einen Überblick über alle in Ihrem Betrieb verwendeten Arbeitsmittel zu erhalten, ist das Arbeitsmittelkataster Ihr Mittel der Wahl. Dabei erfassen Sie nicht nur sämtliche Geräte und Werkzeuge, sondern ebenso die zugehörigen Prüfungen der Arbeitsmittel. Daher ist das Arbeitsmittelkataster auch als Arbeitsmittelverzeichnis, Prüfkataster oder Prüfplan bekannt.

Laut der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) dient das Kataster der Dokumentation und Einhaltung von Prüfpflichten. Führen Sie das Anlagenverzeichnis sorgfältig und regelmäßig, stellen Sie die Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen sicher und minimieren gleichzeitig Ihr Haftungsrisiko.

Um zu wissen, welche Geräte Sie im Arbeitsmittelkataster genau erfassen müssen, kommt es natürlich darauf an, was unter dem Begriff des Arbeitsmittels zu verstehen ist. Die Antwort hierauf liefert erneut die Betriebssicherheitsverordnung, die Arbeitsmittel als Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen am Arbeitsplatz definiert. Die Besonderheit von Anlagen ist dabei, dass sich diese aus mehreren Einheiten zusammensetzen.

Vom simplen Handgerät bis hin zur umfassenden Arbeitsanlage müssen Sie also alle Geräte berücksichtigen. Für jede Art von Arbeitsmittel gilt schließlich: Eine sichere Verwendung können Sie nur durch die fortwährenden Prüfungen auf Störungen oder Mängel garantieren.

Was müssen Sie bei der Prüfung von Arbeitsmitteln beachten?

Laut der Betriebssicherheitsverordnung ist der Arbeitgeber verpflichtet, für die Sicherheit der Arbeitsmittel zu sorgen – und das während der gesamten Lebensdauer. Das Stichwort hierfür lautet regelmäßige Prüfungen. Nur so erkennen Sie Mängel rechtzeitig und können diese beheben. Der Unternehmer muss in diesem Zusammenhang auch den Umfang, die Art sowie die Fristen der erforderlichen Prüfungen ermitteln. Hierbei helfen ihm die Gefährdungsbeurteilung im Betrieb, die Erfahrungen im Umgang mit den Arbeitsmitteln sowie die Herstellerangaben. Alle Fakten finden sich dann im Arbeitsmittelkataster wieder.

Beim Erstellen des Arbeitsmittelkatasters taucht nicht selten die Frage auf, welche Arbeitsmittel Sie prüfen müssen. Wie bereits in der obigen Definition erwähnt, sind alle Geräte und Maschinen relevant, die Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag benutzen. Das können neben Hämmern und Bohrmaschinen auch Druckmaschinen oder andere Elektroinstallationen sein. Gleichartige Arbeitsmittel lassen sich dabei zusammengefasst bewerten.

Ziel der Prüfung ist es, den IST-Zustand mit dem SOLL-Zustand eines Arbeitsgerätes zu vergleichen und zu bewerten. Für diese Einschätzung helfen nicht nur die Informationen des Herstellers, sondern auch Regelwerke der Unfallversicherungsträger, Erkenntnisse von Überwachungsstellen oder eigene Erfahrungen in Ihrem Betrieb.

Bewahren Sie die Prüfungsergebnisse in jedem Fall bis zur nächsten Prüfung auf. Es empfiehlt sich, Prüfumfang, -art und -ergebnis zu notieren sowie die Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person einzuholen. Neben der Prüfung von Arbeitsmitteln ist zudem die Instandhaltung ein wichtiges Thema.

Wie bauen Sie Ihr Arbeitsmittelkataster auf?

Mit Hilfe eines Arbeitsmittelkatasters behalten Sie den Überblick und reduzieren zusätzlichen Aufwand, indem Sie alle Maschinen, Geräte und Anlagen systematisch erfassen. Gleichzeitig dient ein sorgfältig geführtes Verzeichnis auch als Nachweis, dass Sie Prüfpflichten eingehalten und potentielle Risiken frühzeitig beseitigt haben. Dazu ist es aber erforderlich, dass Sie alle relevanten Daten im Prüfkataster vermerken.

Zu den elementaren Angaben zählen die zu prüfenden Arbeitsmittel, Prüffristen und Prüfverantwortlichen. Aber auch weitere Informationen sind für die ausführliche Dokumentation sinnvoll. Dazu gehören in der Regel (Auszug):

• Bezeichnung des Arbeitsmittels mit Namen, Hersteller-, Fabrik- oder Inventarnummer: z. B. Tiefdruckanlage, Feuerlöscher
• Art des Arbeitsmittels: z. B. Werkzeug
• Standort/Arbeitsbereich: z. B. Druckerei, Montageeinsatz
• festgelegte Prüffristen bzw. Prüfintervalle, bei wiederkehrenden Prüfungen unter Angabe von Monat und Jahr: z. B. jährlich, nach Instandsetzung
• Prüfer: z. B. Elektrofachkraft, zugelassene Überwachungsstelle    
• Prüfungsnachweis bzw. Art der Dokumentation: z. B. Prüfbuch, Prüfplakette
• Art und Umfang der Prüfung: z. B. Sichtkontrolle, Funktionskontrolle, technische Prüfung
• Bemerkung zur Prüfung: z. B. Wartungsanleitung des Herstellers

Eine mögliche Vorlage eines Arbeitsmittelkatasters könnte z. B. so aussehen:

Außerdem ist es sinnvoll, einen Beschäftigten mit der Pflege des Arbeitsmittelkatasters zu beauftragen. Dieser ist dann zuständig für die Terminüberwachung sowie die Einleitung und Verfolgung von entsprechenden Maßnahmen, die aus den Prüfungen resultieren. Um kontinuierliche Prüfungen zu gewährleisten, eignen sich neben dem Prüfplan auch Wartungsverträge sowie Inventarlisten. 

Mit dem elektronischen Arbeitsmittelkataster den Überblick behalten

Die Prüfung von Arbeitsmitteln lässt sich in Ihrem Betrieb durch ein Arbeitsmittelverzeichnis systematisieren. Besonders wenn Sie eine Vielzahl an Arbeitsmitteln einsetzen, haben Sie so zu jeder Zeit die volle Übersicht. Ein gut gepflegtes Prüfkataster ist daher ein wichtiger Schritt für ein erfolgreiches Gesundheits- und Sicherheitsmanagement.

Das Arbeitsmittelverzeichnis lässt sich mit Listen oder Datenbanken aufbauen. Anstatt hierfür auf die Papierform oder Excel-Tabellen zurückzugreifen, sollten Sie eine elektronische Lösung in Betracht ziehen. Eine Software erleichtert das Ermitteln und Kategorisieren aller Arbeitsgeräte sowie die damit verbundenen Prüfprozesse erheblich. Gleichzeitig reduzieren Sie so auch den personellen und organisatorischen Aufwand im Unternehmen. Ein entscheidender Vorteil dabei: Digitale Systeme erinnern Sie ganz automatisch an bevorstehende Prüfungen.

Mit unserer HSQE-Software-Lösung iManSys können Sie alle prüfpflichtigen Arbeitsmittel auflisten und verantwortliche Personen einbinden. Legen Sie im nächsten Schritt einfach Ihre Prüfintervalle fest – die automatische Erinnerung übernimmt unser System. Anschließend ist auch die vollständige Dokumentation der Prüfergebnisse und -maßnahmen möglich.

iManSys unterstützt Sie aber nicht nur bei der elektronischen Organisation Ihres Arbeitsmittelkatasters, sondern begleitet Sie auch bei allen vor- und nachgelagerten Arbeitsschutzprozessen. Dazu gehören bspw. die Planung und Durchführung der Gefährdungsbeurteilung sowie die Ableitung und Nachverfolgung zugehöriger Sicherheitsmaßnahmen. Ein weiterer Bestandteil ist die zentrale Verwaltung aller Dokumente, die für Ihre Arbeitsmittel relevant sind.

Zu einem ganzheitlichen HSQE-Management gehören viele weitere Arbeitsschritte. Sie wollen wissen, wie diese im Detail aussehen? Dann haben wir mit unserem kostenfreien E-Book die passende Lektüre für Sie.

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.