Betriebsanweisung erstellen: So gelingt es!
Betriebsanweisungen sind ein wichtiger Pfeiler, der die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden gewährleistet. Doch ist sie überhaupt Pflicht? Wer muss sich darum kümmern? Und wie muss so ein Dokument überhaupt aussehen? Lesen Sie unseren Artikel und erhalten Sie die Antworten!
Was ist eine Betriebsanweisung?
Kurz gesagt: Eine Betriebsanweisung ist eine verbindliche schriftliche Anforderung des Arbeitgebers zum korrekten Verhalten der Mitarbeitenden.
In der Betriebsanweisung wird, abhängig von der Arbeitsumgebung, zum Beispiel der Umgang mit bestimmten Gefahrstoffen oder Arbeitsmitteln geschildert. Aber auch weniger riskante Situationen können eine Betriebsanweisung benötigen; unter anderem auch das Arbeiten am Bildschirmarbeitsplatz.
Bevor eine Betriebsanweisung erstellt wird, muss eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Die Betriebsanweisung bildet außerdem die Grundlage für entsprechende Unterweisungen der Mitarbeitenden.
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Betriebsanweisungen: Bedeutung und Relevanz für Unternehmen
Das generelle Ziel einer Betriebsanweisung ist der Schutz von Mensch und Umwelt. Ein gutes Beispiel ist hierbei die Betriebsanweisung für den Umgang mit Gefahrstoffen. Die fehlerhafte Handhabung von gefährlichen Chemikalien kann Menschen verletzen und langzeitig beeinträchtigen, aber auch die Umwelt gefährden, wenn zum Beispiel Gefahrstoffe ins Grundwasser gelangen.
Wenn es in Ihrem Unternehmen zu einem Unfall kommt und zu dessen Zeitpunkt keine Betriebsanweisung für Mitarbeitende zugänglich war, müssen Sie mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. Die Betriebsanweisung dient also nicht nur dem Umwelt- und Arbeitsschutz, sondern sichert Ihr Unternehmen im Ernstfall auch gegen Strafen ab.
Wann müssen Sie eine Betriebsanweisung erstellen?
Betriebsanweisung erstellen: Vorlage für Gefahrstoffe und Maschinen
Sind Sie sich unsicher, wie Sie eine Betriebsanweisung erstellen können oder wo Sie überhaupt anfangen sollen? Sie sind damit nicht allein! Glücklicherweise gibt es Musterbetriebsanweisungen, die Sie online herunterladen können.
Jedoch haben diese auch eine Kehrseite: Sie können das Muster nicht einfach übernehmen, sondern müssen dieses vor Anwendung prüfen und gegebenenfalls auf Ihr Unternehmen anpassen.
Alternativ können Sie auch mit Hilfe einer Software Ihre Betriebsanweisung erstellen. Zum Beispiel ist es mit unserem Modul „Gefährdungsbeurteilung und Risikomanagement“ möglich, anhand eines integrierten Editors direkt aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung eine entsprechende Betriebsanweisung anzulegen. Zusätzlich können Sie daraus anschließend eine Schulung für Ihre Beschäftigten erstellen – alles in einem!
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Wichtige Inhalte und Struktur
Eine Betriebsanweisung für Gefahrstoffe, Maschinen und Co. muss prinzipiell in schriftlicher Form erstellt und bereitgestellt werden. Die mündliche Weitergabe der Anweisungen reicht nicht aus.
Diese Inhalte müssen Sie in die Betriebsanweisung einbauen:
- Anwendungsbereich
- potentielle Gefahren für Mensch und Umwelt
- benötigte Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
- Verhalten bei Störungen
- Verhalten im Gefahrenfall/bei Unfällen (z. B. Notruf und Erste Hilfe)
- Instandhaltung und Wartung
Nebenstehend sehen Sie eine Beispielunterweisung für […]. Weitere Muster können Sie unter anderem hier einsehen.
Anforderungen und gesetzliche Vorgaben
Die juristischen Grundlagen bezüglich der Betriebsanweisungen beziehen sich auf diverse Gesetze, wie zum Beispiel das Arbeitsschutzgesetz. Grundlegend gelten folgende Regelungen:
Wichtig ist auch, dass dem Arbeitnehmer vor der Aufnahme einer neuen Tätigkeit die Betriebsanweisung in schriftlicher Form zugänglich gemacht werden muss. Weitere Details finden Sie unter anderem in den TRGS 555.
Gefahrstoffbetriebsanweisung erstellen: Ein Beispiel
Wie kann der Weg zur Betriebsanweisung in der Praxis aussehen? Nehmen wir als Beispiel das Thema Gefahrstoffe. Sobald Ihr Unternehmen mit Gefahrstoffen arbeitet, welche eine Gefahr für Mensch und/oder Umwelt darstellen, wird eine Betriebsanweisung zur Pflicht.
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen können, muss eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung stellen Sie fest, welche Gefahren durch bestimmte Chemikalien entstehen können. Diese werden im Nachhinein genauerer ausgewertet, um entsprechende Maßnahmen daraus abzuleiten. Als solch eine Maßnahmen müssen Sie zum Beispiel eine Betriebsanweisung für Gefahrstoffe erstellen.
Sie können nun in der Betriebsanweisung festhalten, welche Stoffe gefährlich sind, welche Handlungsanweisung daraus entsteht und wie im Notfall gehandelt werden muss. Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeitenden entsprechend zum Umgang mit diesen Gefahrstoffen zu unterweisen! Wenn Sie mehr Informationen zur Gefahrstoffunterweisung erhalten wollen, empfehlen wir einen Blick in unseren passenden Blogartikel.
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Der zeitliche Aufwand, welcher bei der Erstellung von Betriebsanweisungen anfällt, wird schnell unterschätzt. Nicht zuletzt liegt dies daran, dass viele Aufgaben rund um das eigentliche Erstellen des Dokuments anfallen. Alles fängt an bei der Gefährdungsbeurteilung und muss schlussendlich außerdem noch zu entsprechenden Schulungen umgewandelt werden, damit die Sicherheit aller Mitarbeitenden gewährleistet wird.
Unsere Softwarelösung iManSys kann diesen Prozess von vorne bis hinten optimieren! Von der KI-unterstützen Gefährdungsbeurteilung, über das einfache Erstellen einer Betriebsanweisung mittels Editor bis hin zur digitalen Unterweisung Ihrer Mitarbeitenden – wir decken alles ab!
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FAQ: Betriebsanweisung erstellen
Ja, Betriebsanweisungen sind Pflicht für den Arbeitgeber. Dies basiert auf der gesetzlichen Verpflichtung im Arbeitsschutzgesetz, den Arbeitnehmer aktiv über Gefahren am Arbeitsplatz zu informieren.
Die Pflicht zum Erstellen von Betriebsanweisungen unterliegt dem Arbeitgeber. Fachleute, wie zum Beispiel die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Betriebsarzt, können jedoch eine beratende Funktion übernehmen.
Der richtige Ort zum Aushängen muss anhand der betrieblichen Erfordernisse festgelegt werden. Grundlage dafür bildet die vorher durchgeführte Gefährdungsbeurteilung. Beispielweise sollten Gefährdungsbeurteilungen für Maschinen direkt am Arbeitsmittel ausgehangen werden, während sie an Bildschirmarbeitsplätzen auch online (für jeden zugänglich) zur Verfügung gestellt werden kann.
Prinzipiell ist das Unterschreiben der Betriebsanweisung keine Pflicht. Eine Unterschrift des oder der Vorgesetzten kann jedoch ein gewisses Signal an ihre Mitarbeitenden senden, dass sie ihre Pflichten einhalten sollen.
Ein genauer Zeitraum ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch müssen Betriebsanweisungen aktualisiert werden, sobald eine Änderung bei den Arbeitsbedingungen eintritt (z. B. durch neue Maschinen oder aktualisierte Gesetzgebungen).
Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
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