Personaleudviklingssamtale: Hvordan du gennemfører det, og hvad understøtter dig digitalt

26. juli 2024 | Forfatter: Emily Heinig | Læsetid: 7 min

Når medarbejdere hører ordet “performance review”, frygter de ofte negativ kritik eller endda opsigelse. Dette stigma skal brydes. Personaleudviklingssamtaler er ikke kun nyttige for arbejdsgivere til at vurdere færdigheder, men støtter også medarbejderne i at vurdere og videreuddanne deres egne færdigheder. For at du og dine medarbejdere drager fordel af dette effektive værktøj , lærer du i denne artikel, hvordan du gennemfører en vellykket personaleudviklingssamtale. Vi vil også informere dig om, hvordan brugen af en digital løsning kan understøtte dig optimalt.

Tag et kig på vores softwareløsning »Kompetencer & Færdigheder«, der passer til temaet.

Ledelse af digitale færdigheder

En virksomhed er kun så god som sine medarbejdere. Lær mere om, hvordan du kan fremme deres færdigheder på den bedst mulige måde!

Find ud af mere her

Definition: Hvad handler personaleudviklingssamtalen om?

Grundlæggende er personaleudviklingssamtalen et instrument til personaleledelse og -udvikling og hjælper med strategisk orientering med henblik på at implementere virksomhedens mål. Det er ofte også kendt som en medarbejdersamtale eller feedbacksamtale . Først og fremmest drøfter du med din medarbejder deres personlige arbejdsindsats i forhold til virksomhedens mål . I vil også arbejde sammen om at udvikle foranstaltninger til at forbedre præstationer, udvikle færdigheder og planlægge din karriere.

Personalesamtalen fungerer ikke kun som en gennemgang, hvor du tjekker status på den aftalte målopfyldelse, men viser også fremtidsudsigter . Det er vigtigt at blive enige om mål, der er så specifikke og målbare som muligt og at præsentere fremtidige udviklingsperspektiver transparent. Den fælles identifikation af kvalifikationsbehov er også et afgørende skridt i at skabe en systematisk udviklingsplan for hver enkelt medarbejder.

Formålet med medarbejdersamtalen er at præge personaleudviklingen målrettet og langsigtet og samtidig øge arbejdsglæden hos dine medarbejdere. Det danner også grundlaget for systematisk at forbedre det målrettede samarbejde, tilliden og kommunikationen med dine medarbejdere.

Personaleudvikling forklaret kort og præcist:

Fokus for personaleudvikling er på de nødvendige færdigheder og adfærd samt mulige udviklingsmuligheder for medarbejderne. Medarbejdersamtaler er et vigtigt redskab til at afsløre aktuelle læringseffekter i hver enkelt medarbejders aktiviteter. På denne måde kan ledere genkende, på hvilke områder medarbejderne er under- eller overudfordrede og kan gribe ind med passende tiltag.

Det vigtigste indhold i en personaleudviklingssamtale

Hvilke emner der diskuteres i detaljer afhænger af medarbejdernes og arbejdsgiverens intentioner. Hvis der fx er akutte problemområder, skal disse naturligvis med. Nedenfor kan du se et uddrag af, hvordan en generel opbygning af en medarbejdersamtale kan se ud:

1. Mål og opgaveopfyldelse i forrige periode
2. Medarbejderens egnethed, styrker og svagheder
3. Opgaver og mål for den kommende periode
4. personlig og faglig udvikling af medarbejderen
5. fælles udvikling, koordinering og planlægning af personaleudviklingstiltag
6. Aftale om resultatet af samtalen

Medarbejderevaluering i personaleudviklingssamtalen

En del af medarbejdersamtalen er også præstationsvurderingen og evalueringen af dine medarbejderes færdigheder og kompetencer. Alle medarbejdere har ret til en retfærdig medarbejderevaluering baseret på forståelige evalueringskriterier . Her bruges KPI’er – såkaldte key performance indicators . I bund og grund handler det om at vurdere dine medarbejderes præstationer ved hjælp af klare parametre.

Under personaleudviklingsmødet drøfter du derefter de etablerede KPI’er og årsagerne til resultaterne sammen med din medarbejder. I aftaler derefter mål – for eksempel at forbedre en aktivitetsrelateret færdighed.

For at skabe en struktur for hele virksomheden og dermed sikre overblik over alle dine medarbejderes kompetencer, anbefales en kompetencemodel. Dette kan for eksempel optages i digital form og sikrer, at du har overblik over de kompetencer, der kræves for at udføre dit arbejde optimalt.

Ved hjælp af en digital kompetencemodel kan du blandt andet genkende:

• hvilke kompetencer der er relevante for hvert job
• hvilke kompetencer og evner hver enkelt medarbejder har
• hvor der præcis er nuværende og fremtidige kvalifikationsunderskud og overskud
• hvilket udviklingspotentiale dine medarbejdere har

Medarbejdersamtaleprocessen i 4 trin

For at personaleudviklingssamtalen kan lykkes, er omhyggelig forberedelse et grundlæggende krav. Du kan følge følgende trin for din tidsplan:

1) Forberedende fase

Inden hver medarbejdersamtale skal der gennemføres organisatorisk og indholdsmæssig forberedelse. En uafhængig vurdering af medarbejderen af dig og medarbejderen selv anbefales for at analysere eventuelle forskellige resultater. Det er vigtigt at identificere opnåede mål og eventuelle mangler hos dine medarbejdere for at imødegå disse i diskussioner og igangsætte nødvendige efteruddannelsestiltag.

2) Analysefase

Næste skridt er den egentlige personaleudviklingssamtale. For at begynde skal du afklare det planlagte indhold. Bagefter diskuterer du de tidligere mål og opgaver med din medarbejder og får gensidig feedback på de konkrete præstationsparametre.

En central komponent er at sammenligne medarbejderens egenvurdering med lederens eksterne vurdering. Vigtigt her: Brug de samme standarder for begge sider. Dette er gjort muligt af forudbestemte færdigheder med specifikke udviklingsniveauer .

Sammenlign i en udveksling med din medarbejder kravprofilen med de vurderede kompetencer. Ved hjælp af TARGET/ACTUAL sammenligningen kan der så identificeres udviklingspotentiale, som danner grundlag for den senere udviklingsplan. Der er dog én ting, du ikke må glemme: din medarbejders faglige ønsker. Sørg for at tage hensyn til arbejdsglæde og personlige udviklingsmål .

3) Målefase

tiltag til at støtte medarbejderne som en del af feedback-samtalen . Diskuter derfor individuelle mål og milepæle samt strukturelle ændringer som en del af opgaveplanlægningen. Fokus er primært på videreuddannelsesmuligheder . Ud over efteruddannelse kan der blandt andet være tale om at påtage sig nye opgaver. Ideelt set bør du registrere de aftalte trin i en handlingsplan . Det er vigtigt, at du laver realistiske aftaler og nedbryder omfattende målsætninger i trin.

4) Slutfase

Efter at diskussionen er afsluttet, skal de fastlagte tiltag registreres i et egnet værktøj til personaleudvikling . Brug fx digitale løsninger til at holde et godt overblik over alle afholdte samtaler og registrerede mål.

løbende gennemfører personaleudviklingssamtalen for bæredygtigt at øge lærings- og udviklingseffekten. Kontinuerlig feedback er mere forståelig for begge sider end en enkelt aftale, hvor du evaluerer hele året.

Digital støtte til personaleudviklingssamtalen

Medarbejdere kan kun udvikle sig effektivt, hvis de kan stole på regelmæssige, retfærdige og gennemsigtige vurderinger af deres færdigheder. Dette er ikke kun afgørende for at nå virksomhedens mål, men også for medarbejdernes tilfredshed . For at opnå dette er det værd at bruge digitale løsninger, der centralt registrerer relevante data til personaleudvikling.

Vidste du,

at vores softwareløsning iManSys digitalt kan kortlægge alle trin omkring personaleudviklingssamtalen? iManSys støtter dig i målrettet udarbejdelse og gennemførelse af medarbejdersamtaler. Dette giver dig mulighed for at kombinere kompetencestyring , personaleudvikling og handlingsplanlægning i ét værktøj.

Med softwareverdenen “Skills & Competencies” i vores arbejdssikkerhedssoftware iManSys bliver personaleledelsen mere effektiv. Men hvordan fungerer arbejdet omkring personaleudviklingssamtalen med dette værktøj egentlig? Det anbefales at oprette færdighedskategorier i vores software på forhånd . Du kan også angive specifikke udtryksniveauer . Knyt derefter hver stilling i din virksomhed til de tilsvarende kompetencer.

Som forberedelse til personaleudviklingssamtalen skal du vurdere dine medarbejderes færdigheder og evner i iManSys . Behovet for kvalifikation kan derefter identificeres ud fra mål/faktisk sammenligning . Fordelen ved digitale løsninger er indlysende: Dine medarbejdere kan også selv vurdere kompetencer og reflektere over deres kompetenceudvikling ud fra resultaterne. Du sparer ikke kun papir, men du involverer også dine medarbejdere aktivt i personaleudviklingsprocessen.

Opret vurderingsmatricer og brug dem til at præsentere individuelle udviklinger for dine medarbejdere på en gennemsigtig og overskuelig måde. Det er også muligt digitalt at optage de diskuterede videreuddannelsestiltag og tildele dem til de respektive medarbejdere. De eksisterende kompetenceprofiler skal justeres løbende for at afspejle udviklingsprocesser. Dine medarbejderes kompetencer er uden tvivl en af de vigtigste egenskaber i din virksomhed. Les compétences de vos collaborateurs sont sans aucun doute l’une des qualités les plus importantes de votre entreprise.

Tag et kig på vores softwareløsning »Kompetencer & Færdigheder«, der passer til temaet.

Ledelse af digitale færdigheder

En virksomhed er kun så god som sine medarbejdere. Lær mere om, hvordan du kan fremme deres færdigheder på den bedst mulige måde!

Find ud af mere her