Personalentwicklungsgespräch: Wie Sie es führen und was Sie dabei digital unterstützt

17. Juli 2024 | Autor: Lena Reuter | Lesedauer: 7 min

Wenn Angestellte das Wort „Mitarbeitergespräch“ hören, kommt oft Sorge vor negativer Kritik oder sogar einer Kündigung auf. Dieses Stigma gilt es zu durchbrechen. Denn Personalentwicklungsgespräche sind nicht nur für den Arbeitgeber zur Einschätzung von Kompetenzen hilfreich, sondern unterstützt auch Mitarbeitenden bei der Bewertung und Weiterbildung ihrer eigenen Fähigkeiten.

Damit Sie und Ihre Angestellten von diesem wirksamen Tool profitieren, erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie ein erfolgreiches Personalentwicklungsgespräch führen. Zudem informieren wir Sie darüber, wie der Einsatz einer digitalen Lösung Sie dabei optimal unterstützen kann. Wie Sie diese beim Personalmanagement verwenden können und welche Vorteile dabei die Erstellung eines Kompetenzmodells bringt, können Sie im Detail in unserem kostenfreien Whitepaper nachlesen.

Definition: Worum geht es im Personalentwicklungsgespräch?

Grundsätzlich ist das Personalentwicklungsgespräch ein Instrument der Personalführung und -entwicklung und hilft bei der strategischen Orientierung, um Unternehmensziele umzusetzen. Es ist dabei häufig auch als Mitarbeitergespräch oder Feedbackgespräch bekannt. In erster Linie besprechen Sie hierbei mit Ihrem Angestellten die persönliche Arbeitsleistung in Bezug zu den Unternehmenszielen. Zudem erarbeiten Sie gemeinsam Maßnahmen zur Leistungssteigerung, Kompetenzentwicklung und Karriereplanung.

Das Personalgespräch dient so nicht nur als Rückblick, in dem Sie den Status der vereinbarten Zielerreichung prüfen, sondern zeigt auch Zukunftsperspektiven auf. Wichtig hierfür ist es, möglichst spezifische und messbare Ziele zu vereinbaren und zukünftige Entwicklungsperspektiven transparent darzustellen. Die gemeinsame Identifikation von Qualifizierungsbedarfen ist zudem ein entscheidender Schritt, um einen systematischen Entwicklungsplan für jeden Beschäftigten zu erstellen.

Ziel des Mitarbeitergespräches ist es, die Personalentwicklung gezielt und langfristig zu formen und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit Ihrer Angestellten zu erhöhen. Es bildet zudem die Grundlage, um die zielorientierte Zusammenarbeit, das Vertrauen und die Kommunikation mit Ihren Beschäftigten systematisch zu verbessern.

Personalentwicklung kurz und knapp erklärt

Im Zentrum der Personalentwicklung stehen erforderliche Kompetenzen und Verhaltensweisen sowie mögliche Entwicklungsperspektiven der Angestellten. Ein wichtiges Werkzeug sind Mitarbeitergespräche, um aktuelle Lerneffekte bei den Tätigkeiten jedes Beschäftigten offenzulegen. So erkennen Führungskräfte, in welchen Bereichen Mitarbeitende unter- oder überfordert sind und können mit entsprechenden Maßnahmen intervenieren.

Die wichtigsten Inhalte eines Personalentwicklungsgesprächs

Welche Themen im Detail besprochen werden, ist von den Intentionen der Mitarbeitenden und des Arbeitgebers abhängig. Wenn zum Beispiel akute Problemstellen existieren, sollten diese natürlich einfließen. Im Folgenden sehen Sie einen Auszug, wie ein genereller Aufbau eines Mitarbeitergesprächs aussehen kann:

1. Ziel- und Aufgabenerfüllung im bisherigen Zeitraum
2. Eignungsschwerpunkte, Stärken sowie Schwächen des Beschäftigten
3. Aufgaben und Zielsetzungen für den anstehenden Zeitraum
4. persönliche und berufliche Entwicklung des Angestellten
5. gemeinsame Erarbeitung, Abstimmung und Planung von Personalentwicklungsmaßnahmen
6. Vereinbarung über Gesprächsergebnisse

Mitarbeiterbewertung im Personalentwicklungsgespräch

Ein Bestandteil des Mitarbeitergespräches ist auch die Leistungseinschätzung sowie die Bewertung von Skills und Kompetenzen Ihrer Beschäftigten. Allen Angestellten steht eine faire Mitarbeiterbeurteilung zu, die auf nachvollziehbaren Bewertungskriterien basiert. Zum Einsatz kommen hierbei KPIs – sogenannte Key Performance Indicators. Im Kern geht es dabei um die Leistungsbeurteilung Ihrer Mitarbeiter mit Hilfe von eindeutigen Parametern.

Innerhalb des Personalentwicklungsgespräches besprechen Sie dann die festgelegten KPIs sowie Ursachen für die Ergebnisse gemeinsam mit Ihrem Angestellten. Im Anschluss vereinbaren Sie Ziele – bspw. um eine tätigkeitsbezogene Fähigkeit zu verbessern.

Um eine Struktur für das gesamte Unternehmen zu schaffen und damit den Überblick über alle Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten, bietet sich ein Kompetenzmodell an. Diese kann zum Beispiel in digitaler Form festgehalten werden und sorgt dafür, dass Sie die für die optimale Arbeitsausführung benötigten Kompetenzen überblicken können.

Mit Hilfe eines digitalen Kompetenzmodells erkennen Sie u. a.

• welche Kompetenzen für jede Tätigkeit relevant sind
• über welche Fähigkeiten und Fertigkeiten jeder Angestellte verfügt
• wo genau es aktuelle und perspektivisch Qualifizierungsdefizite und -überschüsse gibt
• welche Entwicklungspotentiale Ihre Beschäftigten aufweisen

Der Ablauf des Mitarbeitergespräches in 4 Schritten

Damit das Personalentwicklungsgespräch erfolgreich verläuft, ist eine sorgfältige Vorbereitung Grundvoraussetzung. Für Ihren Ablaufplan können Sie sich an folgenden Schritten orientieren:

1) Vorbereitungsphase

Vor jedem Mitarbeitergespräch steht die organisatorische und inhaltliche Vorbereitung an. Eine unabhängige Einschätzung des Mitarbeitenden durch Sie und auch den Angestellten selbst ist empfehlenswert, um eventuell abweichende Ergebnisse zu analysieren. Es ist wichtig, erreichte Ziele sowie mögliche Defizite Ihrer Angestellten festzustellen, um diese im Gespräch anzusprechen und erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen einzuleiten.

2) Analysephase

Im nächsten Schritt steht das eigentliche Personalentwicklungsgespräch an. Klären Sie zu Beginn zunächst die geplanten Inhalte. Im Anschluss besprechen Sie gemeinsam mit Ihrem Angestellten die bisherigen Ziele sowie Aufgaben und holen gegenseitiges Feedback zu den spezifischen Leistungsparametern ein.

Ein zentraler Bestandteil ist es, die Selbsteinschätzung des Beschäftigten mit der Fremdeinschätzung der Führungskraft abzugleichen. Wichtig hierbei: Ziehen Sie für beide Seiten die gleichen Maßstäbe heran. Möglich machen dies vorher festgelegte Skills mit konkreten Ausprägungsstufen.

Im Austausch mit Ihrem Mitarbeitenden stellen Sie das Anforderungsprofil den eingeschätzten Kompetenzen gegenüber. Anhand des SOLL-IST-Vergleiches lassen sich dann Entwicklungspotentiale identifizieren, welche die Grundlage für den späteren Entwicklungsplan bilden. Eines sollten Sie dabei jedoch nicht vergessen: die beruflichen Wünsche Ihres Angestellten. Berücksichtigen Sie daher unbedingt die Arbeitszufriedenheit sowie die persönlichen Entwicklungsziele.

3) Maßnahmenphase

Personalentwicklung kann nur funktionieren, wenn Sie im Rahmen des Feedbackgespräches auch Maßnahmen zur Förderung der Angestellten ableiten. Besprechen Sie daher individuelle Ziele und Meilensteine sowie strukturelle Veränderungen im Rahmen der Aufgabenplanung. Im Fokus stehen dabei vor allem Weiterbildungsmöglichkeiten. Neben Fortbildungen gehört bspw. ebenso die Übernahme neuer Aufgaben zu möglichen Maßnahmen. Im Idealfall halten Sie die vereinbarten Schritte in einem Maßnahmenplan fest. Wichtig ist, dass Sie realistische Vereinbarungen treffen und umfangreiche Zielsetzungen in Teilschritte zerlegen.

4) Abschlussphase

Nach Abschluss des Gespräches gilt es die festgelegten Maßnahmen in einem geeigneten Tool für Personalentwicklung zu erfassen. Nutzen Sie zum Beispiel digitale Lösungen, um einen guten Überblick über alle geführten Gespräche und festgehaltenen Ziele zu behalten.

Wir empfehlen Ihnen, das Personalentwicklungsgespräch regelmäßig durchzuführen, um den Lern- und Entwicklungseffekt nachhaltig zu steigern. Kontinuierliches Feedback ist dabei für beide Seiten nachvollziehbarer, als ein Einzeltermin, in welchem Sie das gesamte Jahr auswerten.

Digitale Unterstützung für das Personalentwicklungsgespräch

Beschäftigte können sich nur dann effizient weiterentwickeln, wenn Sie auf eine regelmäßige, faire sowie transparente Beurteilung ihrer Kompetenzen vertrauen können. Das ist nicht nur ausschlaggebend für das Erreichen der Unternehmensziele, sondern auch für die Mitarbeiterzufriedenheit. Damit das gelingt, lohnt es sich, auf digitale Lösungen zurückzugreifen, die relevante Daten für die Personalentwicklung zentral erfassen.

Wussten Sie,

dass unsere Software-Lösung iManSys alle Schritte rund um das Personalentwicklungsgespräch digital abbilden kann? iManSys unterstützt Sie so bei der gezielten Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Sie verbinden dadurch Skillmanagement, Personalentwicklung und Maßnahmenplanung in einem Tool.

Mit der Software-Welt „Skills & Kompetenzen“ unserer Arbeitsschutz-Software iManSys wird das Personalmanagement effizienter. Doch wie läuft die Arbeit rund um das Personalentwicklungsgespräch mit diesem Tool konkret ab? Empfehlenswert ist es, im Vorfeld Skillkategorien in unserer Software anzulegen. Dabei können Sie auch konkrete Ausprägungsstufen festlegen. Anschließend verknüpfen Sie jede Position in Ihrem Unternehmen mit den entsprechenden Skills.

In Vorbereitung auf das Personalentwicklungsgespräch schätzen Sie nun die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer Angestellten in iManSys ein. Anhand des SOLL-IST-Vergleiches lässt sich dann Qualifizierungsbedarf identifizieren. Der Vorteil digitaler Lösungen liegt dabei auf der Hand: Auch Ihre Angestellten können Skills selber einschätzen und ihre Kompetenzentwicklung anhand der Ergebnisse reflektieren. Sie sparen dabei nicht nur Papier, sondern beziehen gleichzeitig Ihre Mitarbeitenden aktiv in den Personalentwicklungsprozess ein.

Erstellen Sie Einschätzungsmatrizen und stellen Sie damit individuelle Entwicklungen für Ihre Angestellten transparent und nachvollziehbar dar. Außerdem ist es möglich, die besprochenen Weiterbildungsmaßnahmen digital zu erfassen und den jeweiligen Mitarbeitern zuzuweisen. Die vorhandenen Skillprofile gilt es dabei regelmäßig anzupassen, um Entwicklungsprozesse abzubilden.

Zu den wichtigsten Qualitäten Ihres Unternehmens gehören zweifelsohne die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden. Erfahren Sie jetzt im Detail, wie unsere Software-Welt „Skills & Kompetenzen“ Sie beim Management und der Förderung dieser Kompetenzen unterstützen kann!

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.