
Pflichtvorsorge: Die 5 wichtigsten Fragen im Unternehmen
Zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge im Betrieb gehört die Angebots-, Wunsch- und Pflichtvorsorge. Besonders Letztere sorgt oftmals für Unsicherheiten bei der Planung und Organisation: Wie, wann und warum sind verpflichtende Vorsorgeuntersuchungen durchzuführen? Wir geben Ihnen Antworten auf die fünf wichtigsten Fragen und klären u. a., ob die Beschäftigten verbindlich teilnehmen müssen und bei welchen Tätigkeiten eine Pflichtvorsorge überhaupt erforderlich ist.
Warum sind Pflichtvorsorgen erforderlich?
Pflichtvorsorgen sind eine Form der Arbeitsmedizinischen Vorsorge. Als individuelle Arbeitsschutzmaßnahme zielt diese darauf ab, Berufskrankheiten zu verhindern und die Gesundheit aller Beschäftigten zu gewährleisten. Dabei ist es wichtig, arbeitsbedingte Gesundheitsbeschwerden und Erkrankungen im Vorfeld zu erkennen sowie diesen vorzubeugen.
Die Pflichtvorsorge steht dabei an erster Stelle, da sie Arbeitnehmer vor besonderen Gefährdungen schützen soll. Wie es der Name bereits verrät, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese Form der Vorsorge bei stark gefährdenden Tätigkeiten durchzuführen. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass Beschäftigte ihrer Arbeit nur nachgehen dürfen, wenn sie zuvor an der Pflichtvorsorge teilgenommen haben. Oder anders ausgedrückt: Die Vorsorge ist Tätigkeitsvoraussetzung. Ihre Mitarbeiter müssen somit verbindlich am Vorsorgetermin teilnehmen.
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Doch bevor es so weit ist, müssen Sie mit Hilfe einer Gefährdungsbeurteilung prüfen, ob der Gefährdungsgrad der Arbeitstätigkeiten so hoch ist, dass eine Pflichtvorsorge erforderlich wird. Dazu gilt es die tatsächliche Arbeitssituation mit den Voraussetzungen der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) abzugleichen.
Im anschließenden Vorsorgetermin prüft der Betriebsarzt dann,ob der Angestellte die Tätigkeit bedenkenlos ausführen kann, ohne dass seine Gesundheit dabei gefährdet ist. Beschäftigte sollten ihre Arbeit nur dann ausüben, wenn der Betriebsarzt sie als unbedenklich bewertet hat bzw. von ihm empfohlene Präventionsmaßnahmen umgesetzt werden. Bestandteil der Pflichtvorsorge ist daher die individuelle Beratung und Untersuchung der Arbeitnehmer.

Wann ist die Pflichtvorsorge durchzuführen?
Das Wichtigste in Kürze:
Beachten Sie, dass die Angebots- und Pflichtvorsorge stets vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen muss und in regelmäßigen Abständen zu wiederholen ist. Dabei gilt: Die Zeit für Arbeitsmedizinische Vorsorgen ist Arbeitszeit. Der Ausschuss für Arbeitsmedizin gibt dabei Fristen vor, die in der Regel auf die meisten Vorsorgen zutreffen:
Welche Tätigkeiten erfordern eine Pflichtvorsorge?

Wie muss die Pflichtvorsorge erfolgen?
Grundlegend kann nur ein Arzt mit der Gebietsbezeichnung „Arbeitsmedizin“ oder der Zusatzbezeichnung „Betriebsmedizin“ die Arbeitsmedizinische Vorsorge durchführen. Voraussetzung ist jedoch, dass er mit den Arbeitsplatzverhältnissen im Unternehmen vertraut ist und die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung kennt. Als Richtschnur für die Untersuchungen dienen übrigens die Empfehlungen der DGUV, auch als G-Grundsätze bekannt.
Die Pflichtvorsorge umfasst – wie alle anderen Vorsorgearten auch – zuerst ein Beratungsgespräch mit zugehöriger Arbeitsanamnese. Falls zur Aufklärung und Beratung eine körperliche Untersuchung durch den Betriebsarzt erforderlich ist, bietet er diese dem Angestellten an. Vor der Durchführung einer solchen Untersuchung hat der Arzt zunächst über die genauen Untersuchungsinhalte und -ziele aufzuklären. Der Beschäftigte muss der Untersuchung aber nicht zwangsläufig zustimmen. Mit der betriebsärztlichen Anamnese und Beratung ist die Pflichtvorsorge bereits erfüllt.
Während der arbeitsmedizinischen Untersuchung bewertet der Betriebsarzt, inwieweit die Arbeitstätigkeit Auslöser für mögliche gesundheitliche Beschwerden ist. Kritische Ergebnisse sind dabei ein Warnzeichen: Der Betriebsarzt sollte dem Arbeitgeber entsprechende Sicherheitsvorkehrungen vorschlagen, wenn die vorhandenen Maßnahmen nicht ausreichen.
Wussten Sie,
dass der Betriebsarzt bei der Angebots-, Wunsch- und Pflichtvorsorge jedem Beschäftigten eine Vorsorgebescheinigung ausstellen muss? Aber: Nur bei Pflichtuntersuchungen bekommt auch der Arbeitgeber eine Kopie. Darin sind der Vorsorgeanlass sowie der Vorsorgetermin vermerkt. Zu erfassen ist außerdem, in welchem Zeitraum aus ärztlicher Sicht die nächste Vorsorge ansteht. Vorsicht ist jedoch bei Befunden oder Diagnosen geboten: Diese gehören keinesfalls in die Vorsorgebescheinigung, da sie der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

Daneben hat der Arbeitgeber zusätzlich eine Vorsorgekartei zu führen. Diese bietet einen Überblick über Anlass und Datum der Pflichtvorsorge für jeden Mitarbeiter. Sie können dabei auch auf eine elektronische Kartei zurückgreifen.
Wie lassen sich Pflichtvorsorgen digital organisieren?
Besonders bei Pflichtvorsorgen ist es immens wichtig, genau zu wissen, in welchem Zeitraum jeder Beschäftigte einen Termin erhalten muss. Das gestaltet sich jedoch schnell als anstrengend – vor allem, wenn Sie gleichzeitig unterschiedliche Standorte, Arbeitsbereiche und Fristen zu beachten haben. Sinnvoller ist es, die obligatorische Vorsorgekartei ganz einfach digital zu lösen und sich so eine Menge Papierarbeit zu sparen.
In Software-Lösungen für den Arbeits- und Gesundheitsschutz erstellen Sie mit wenigen Klicks eine komplette Vorsorgeübersicht für alle Mitarbeiter und berücksichtigen von der Wunschvorsorge über die Angebotsvorsorge bis hin zur Pflichtvorsorge alle Vorsorgearten. Sie vermerken zentral den Anlass bzw. die Tätigkeit für die Vorsorge, das Datum, den Folgetermin sowie Name und Anschrift des untersuchenden Arztes.
Mit unserer HSQE Software-Lösung iManSys weisen Sie Pflichtvorsorgen einzelnen Beschäftigten oder ganzen Mitarbeitergruppen im System zu und verwalten jederzeit den Status der Vorsorge. Zudem können Sie die Vorsorgeinformation automatisch an die betreffenden Angestellten versenden. Anschließend lässt sich ein passender Termin zuordnen oder durch die Beschäftigten auswählen.
Ein weiterer Vorteil der digitalen Vorsorgeorganisation: Nach der Durchführung der Vorsorge erhalten Sie eine Sofortdokumentation und können die Vorsorgebescheinigungen aller Mitarbeiter in Ihrer elektronischen Kartei überblicken. Notwendige Maßnahmen, die sich aus der Pflichtvorsorge ergeben, lassen sich im Anschluss Ihren Angestellten zuweisen. iManSys steht Ihnen somit nicht nur bei der Organisation und Dokumentation der Vorsorge zur Seite, sondern erleichtert Ihnen auch das Vorsorgereporting. Der Schutz sensibler medizinischer Daten ist hierbei natürlich vollständig gewährleistet.
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Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
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