Tworzenie rejestru substancji niebezpiecznych – definicja i instrukcja

25. lipca 2024 | Autor: Lena Reuter | Czas czytania: 6 min

Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie substancji niebezpiecznych nakłada na każdego pracodawcę obowiązek prowadzenia rejestru wszystkich substancji niebezpiecznych występujących w przedsiębiorstwie. Rejestr substancji niebezpiecznych dostarcza nie tylko informacji o substancji, jej pochodzeniu i charakterze, ale także o jej zastosowaniu w przedsiębiorstwie. Ponadto jest to ważna część oceny ryzyka.

Cyfrowe zarządzanie ryzykiem

Zgłaszanie wypadków przy pracy, przeprowadzanie oceny ryzyka i zarządzanie substancjami niebezpiecznymi – wszystko w jednym miejscu? Dowiedz się jak to działa!

Dowiedz się tutaj

Co to są substancje niebezpieczne?

W skrócie: Substancje, mieszaniny lub produkty o właściwościach niebezpiecznych są substancjami niebezpiecznymi. Należy zachować szczególną ostrożność podczas obchodzenia się z nimi, ponieważ mogą one powodować ostre lub chroniczne szkody dla zdrowia ludzi. Wysoka łatwopalność i ryzyko wybuchu stanowią również zagrożenie dla środowiska.

Zalety cyfrowego rejestru substancji niebezpiecznych

Stosowanie oprogramowania do rejestracji materiałów niebezpiecznych powinno być dobrze przygotowane i przemyślane. Oznacza to, że osoby odpowiedzialne powinny stworzyć wewnętrzny katalog wymagań, w którym wymienione zostaną wszystkie niezbędne i pożądane funkcjonalności . Im bardziej konkretny jest katalog, tym wyraźniejsze stają się początkowo niejasne wyobrażenia osób odpowiedzialnych. Najbardziej znaczące zalety to:

• Ty i Twoi pracownicy otrzymujecie informacje potrzebne do ochrony przed zagrożeniami w codziennej pracy.
• Szybko i łatwo zidentyfikujesz substancje niebezpieczne, które nie są już potrzebne i można je usunąć ze środowiska pracy.
• W ramach badania substancji zastępczych szybko i łatwo identyfikujesz substancje niebezpieczne, które można zastąpić mniej niebezpiecznymi lub nieszkodliwymi substytutami.
• Wypełniasz swój obowiązek przedsiębiorcy i możesz to w każdej chwili udowodnić. Znacząco zmniejszy to ryzyko kar finansowych, kar więzienia czy utraty wizerunku.

Co powinien potrafić program do rejestracji materiałów niebezpiecznych

Te pięć punktów już pokazuje, że oprogramowanie do rejestracji materiałów niebezpiecznych to coś więcej niż tylko umieszczanie informacji w wykazie. W przeciwnym razie program arkusza kalkulacyjnego byłby w zupełności wystarczający.

Oprócz funkcjonalności istnieje również szereg ramowych warunków technicznych , które należy wziąć pod uwagę (fragment):

1. Rozwiązanie online umożliwiające dostęp niezależny od lokalizacji i czasu
2. Ustrukturyzowana koncepcja ról i praw w zakresie podziału odpowiedzialności
3. Mapowanie lokalizacji i działów w celu przejrzystego przypisywania zadań i informacji
4. Interfejs Excel do szybkiej integracji starych zbiorów danych oraz eksportu w celu dalszego przetwarzania danych
5. Zarządzanie przepływem pracy do mapowania procesów
6. Edytor do szybkiego i łatwego tworzenia instrukcji obsługi
7. Powiązanie z zarządzaniem zasobami w celu organizacji i administrowania np. kartami charakterystyki, instrukcjami lub ocenami ryzyka

Proces zatwierdzania często zajmuje dużo czasu. Zaangażowani są w to różni ludzie, którzy mają swoje obowiązki. Możliwy proces jest następujący:

Specjalista ds. BHP

Oceń ryzyko i utwórz instrukcje obsługi

Specjalista ds. BHP

Sprawdź wniosek

Specjalista ds. BHP

Prowadź rejestr substancji niebezpiecznych, rejestr wspólnego składowania, oceny ryzyka , działania: 

Zaletą tego procesu jest potencjał tkwiący w automatyzacji. Oznacza to, że powiązane ze sobą etapy pracy można ujednolicić, a tym samym zautomatyzować przy użyciu zdefiniowanych przepływów pracy. Niezbędne informacje i zadania można przesyłać lub delegować za pośrednictwem oprogramowania do rejestracji materiałów niebezpiecznych. Dostęp do systemu niezależnie od lokalizacji i czasu gwarantuje brak niepotrzebnych opóźnień i przerw w pracy.

Zautomatyzowany przepływ pracy to tylko jeden z przykładów licznych zalet cyfrowego zarządzania materiałami niebezpiecznymi. Zasadniczo chodzi o to, że zastosowanie oprogramowania sprawia, że wszystkie procesy są bezpieczniejsze, prostsze i skuteczniejsze.

Tworzenie rejestru substancji niebezpiecznych – postępowanie

Krok 1: Zbierz wszystkie istotne informacje o substancjach używanych w Twojej firmie.

Ułatwo to wyraźne oznaczanie substancji niebezpiecznych. Zwróć uwagę na odpowiednie symbole lub piktogramy na etykiecie produktu, takie jak wspólny płomień (GHS02) lub czaszka i kości (GHS06).

Ponadto należy zrewidować również wszystkie inne substancje, aby sprawdzić, czy należy je rejestrować jako substancje niebezpieczne. Mogą to być substancje, które nie są bezpośrednio niebezpieczne fizycznie, ale są bezpośrednio niebezpieczne dla środowiska. Do oceny należy skorzystać z odpowiednich kart charakterystyki otrzymanych od producentów i dostawców.

Karty charakterystyki : Karta charakterystyki zapewnia przedsiębiorcy używającemu substancji niebezpiecznych w codziennej pracy ważnych informacje na temat właściwości substancji, jej działania, potencjalnego zagrożenia, bezpiecznego obchodzenia się i zastosowania środków profilaktycznych w sytuacjach niebezpiecznych. Wprowadzający do obrotu substancje niebezpieczne są zobowiązani do sporządzania kart charakterystyki, które są poprawne technicznie i kompletne. Pracodawca ma obowiązek zażądać tych kart charakterystyki od dostawcy lub z innego źródła i udostępnić je swoim pracownikom.

Krok 2: Zapisz zebrane dane w programie

Wykaz substancji niebezpiecznych musi być przejrzysty. Wszystkie karty charakterystyki dostarczane od 1 stycznia 2023 r. muszą mieć format zgodny z rozporządzeniem (UE) 2020/878 i zawierać co najmniej następujące informacje:

• identyfikacji substancji/mieszaniny, zastosowania produktu oraz identyfikacji przedsiębiorstwa,
• zagrożeń stwarzanych przez substancję/mieszaninę, w tym klasyfikację oraz oznakowanie zgodnie z rozporządzeniem CLP,
• składu substancji/mieszaniny,
• środków pierwszej pomocy,
• postępowania w przypadku pożaru,
• postępowania w przypadku niezamierzonego uwolnienia do środowiska,
• postepowania z substancjami i mieszaninami oraz ich magazynowania,
• parametrów dotyczących kontroli oraz środków ochrony indywidualnej,
• właściwości fizycznych i chemicznych produktu,
• stabilności oraz reaktywności,
• toksyczności dla zdrowia ludzkiego,
• informacji ekologicznych,
• postępowania z odpadami,
• transportu,
• przepisów prawnych dotyczących substancji/mieszaniny,
• dodatkowych danych.

Ponadto zaleca się rozważenie następujących punktów:

• Informacje o producencie i dostawcy
• Informacja o miejscu przechowywania w firmie
• Informacje o osobach mających dostęp do materiału

Istotne jest także sprawdzenie, czy te substancje i mieszaniny są przechowywane razem. Dlatego też w wykazie należy uwzględnić również składowanie substancji niebezpiecznych .

Krok 3: Kiedy należy zaktualizować rejestr substancji niebezpiecznych?

Masz obowiązek regularnie sprawdzać swój rejestr substancji niebezpiecznych – a także swoją ocenę ryzyka – i w razie potrzeby go aktualizować, gdy m.in.

• w firmie stosowane są nowe materiały,
• składy mieszanin substancji zmieniają się i
• substancje można stosować w innych obszarach roboczych.

Cyfrowo czy na papierze?

To, czy utworzysz rejestr substancji niebezpiecznych w formie papierowej czy elektronicznej, zależy od Ciebie. Jednakże tworzenie i zarządzanie kompleksową i zgodną z prawem listą substancji niebezpiecznych, która zawiera wiele substancji niebezpiecznych, wymaga dużego wysiłku. Jeżeli chcesz zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy, dobrym wyborem będzie rozwiązanie do zarządzania zgodnością iManSys . Oprogramowanie do rejestracji substancji niebezpiecznych umożliwia szybkie i łatwe rejestrowanie, klasyfikowanie i organizowanie substancji niebezpiecznych bez wcześniejszej wiedzy. Ponadto zbiory danych można łatwo uwzględnić w ocenach ryzyka.

Cyfrowe zarządzanie ryzykiem

Zgłaszanie wypadków przy pracy, przeprowadzanie oceny ryzyka i zarządzanie substancjami niebezpiecznymi – wszystko w jednym miejscu? Dowiedz się jak to działa!

Dowiedz się tutaj