Wartungsplan: Grundlage für regelmässige Wartungsarbeiten

23. Juli 2024 | Autor: Emily Heinig | Lesedauer: 7 min

Wussten Sie, dass Sie mit regelmässigen Wartungs- und Instandhaltungsmassnahmen rund drei- bis fünfmal höhere Folgekosten einer Störung vermeiden können? Immerhin sorgt die Wartung dafür, dass Ihre Maschinen und Anlagen langfristig funktionstüchtig bleiben. Ein zentrales Hilfsmittel hierbei ist der Wartungsplan, mit dem Sie den Überblick über die Intervalle und Prüfaspekte der Wartung behalten.

Nachfolgend beantworten wir Ihnen die fünf wichtigsten Fragen rund um die Verwendung eines Wartungsplanes. Wir zeigen dabei, welche Vorteile die Verwendung bietet und welche Inhalte der Plan umfassen sollte. Ausserdem geben wir Tipps für die Erstellung und erklären, wie Ihnen ein digitaler Wartungsplaner dabei helfen kann. Viele weitere Informationen zum elektronischen Instandhaltungsmanagement sowie zur Arbeit mit einer HSQE-Software erfahren Sie in unserem umfangreichen E-Book.

Wozu ein Wartungsplan?

Die Wartung von Maschinen ist eine Grundmassnahme der Instandhaltung. Ziel dabei ist es, den SOLL-Zustand einer Anlage zu erhalten. Die Wartung gewährleistet somit die Funktionssicherheit für einen längeren Zeitraum. In der EKAS-Richtlinie 6512 „Arbeitsmittel“ wird die Instandhaltung wie folgt aufgeteilt:

• Inspektion (Messen, Prüfen, Erfassen): Feststellen des Ist-Zustandes und Vergleich mit dem Soll-Zustand
• Wartung (Reinigung und Pflege): Treffen von Massnahmen zur Erhaltung des Soll-Zustandes
• Instandsetzung (Austauschen, Ausbessern): Wiederherstellen des Soll-Zustandes

Eine rechtzeitige und effektive Wartung ermöglicht einen reibungslosen Produktionsbetrieb. Damit das gelingt, kommen Wartungspläne zum Einsatz. Ein Wartungsplan – häufig auch Serviceplan genannt – dient dazu, erforderliche Wartungs- und Instandhaltungsmassnahmen im Unternehmen im Überblick zu behalten. Er lässt sich dabei sowohl für Maschinen und Produktionsanlagen als auch für Gebäudetechnik oder Arbeitsmittel nutzen. Dadurch garantieren Sie, dass Sie die regelmässigen Überprüfungen der Geräte einhalten.

Der Wartungsplan gibt vor, zu welchen Zeitintervallen Wartungen anstehen und was genau Sie dabei prüfen müssen. Besonders wichtig ist, dass Sie den Wartungsplan fortwährend sorgfältig pflegen und effizient gestalten. So können Sie nicht nur Kosten sparen, sondern auch sicherstellen, dass Sie technische Anlagen unter optimaler Leistung verwenden. Schliesslich bildet der Wartungsplan auch die Grundlage für das Wartungsprogramm einer Anlage. Eine gute Planung garantiert dabei, dass jede Maschine die richtige Behandlung sowie die passenden Ersatzteile erhält und die Ausfallzeit der Anlage aufgrund der Wartung so kurz wie möglich gehalten wird.

Welche Vorteile bietet ein Wartungsplan?

Durch regelmässige Wartungsarbeiten erkennen Sie Probleme von Geräten rechtzeitig und vermeiden so unerwartete Ausfälle. Gleichzeitig sorgen Sie dadurch auch für die Langlebigkeit aller Maschinen und erhöhen somit nicht nur die Produktivität, sondern stellen auch eine nachhaltige Produktion sicher.

Aus unternehmerischer Sicht ist es darüber hinaus ebenfalls wichtig, anfallende Kosten zu senken. Kostenfaktoren sind bspw. die Reparatur oder der Austausch kaputter Maschinen. Damit Sie die Ausgaben hierfür vermindern können, sollten Sie unbedingt auf regelmässige Instandhaltungsmassnahmen setzen. Ein weiterer positiver Aspekt: Sie verringern Störungen im Arbeitsalltag und optimieren Betriebsabläufe.

Neben der Gewährleistung von Betriebsprozessen sollte ein elementarer Aspekt nicht vergessen werden: Die Verringerung von Gefährdungen für Ihre Angestellten. Immerhin sorgen Sie durch die stetige Überwachung von Maschinen und Arbeitsmitteln für deren einwandfreien Zustand. Arbeitsunfälle lassen sich so deutlich reduzieren, denn: Gewartete Maschinen sind gleichzeitig sichere Maschinen. Regelmässige Wartungen sind daher ein wichtiger Bestandteil der Arbeitssicherheit in Ihrem Unternehmen.

In engem Zusammenhang zu diesen Vorteilen steht die Nutzung eines Wartungsplanes. Schliesslich bildet dieser die Grundvoraussetzung für effiziente Wartungsprozesse. Der Wartungsplan ermöglicht damit (Auszug):

• eine exakte Planung von Wartungsmassnahmen
• eine detaillierte Planbarkeit von Produktion und Instandhaltung
• eine Checkliste für den ausführenden Wartungsbeauftragten
• einen Nachweis über die Durchführung der Wartungsmassnahmen   
• die Erfolgskontrolle im Rahmen der Instandhaltung
• ein Schulungsinstrument für externe Wartungsdienstleister und neue Servicemitarbeiter

Was muss in einem Wartungsplan erfasst werden?

Grundlegend müssen Sie alle für die Wartung erforderlichen Eckdaten des Objektes im Wartungsplan notieren. Dazu gehören bspw. die Bezeichnung der Anlage, der Typ und Standort, das Alter bzw. der Anschaffungszeitpunkt, die Verwendungsart sowie erforderliche Ersatzteile. Nachfolgend betrachten wir die wichtigsten Inhalte genauer.

Objekte: Natürlich müssen Sie die zu wartenden Objekte wie Anlagen, Systeme oder Komponenten detailliert erfassen. Hierbei ist es sinnvoll, die Objekte zu gruppieren. So kann sich die Kategorie „Maschinen“ z. B. aus Schleif-, Dreh- oder Fräsmaschinen zusammensetzen.

Aufgaben: Ebenso relevant sind die konkreten Aufgaben bei der Wartung. Dokumentieren Sie daher, welche Tätigkeiten genau an der Maschine anfallen. Notieren Sie auch die Reihenfolge und Priorität der notwendigen Massnahmen.

Zeit: Bei der Angabe der Zeit sollten Sie sowohl den Start- und Endtermin als auch die Dauer der Wartungsaufgabe berücksichtigen. Auch die Wartungsintervalle sind hierfür bedeutsam. Fallen diese zu gering aus, drohen Ausfallzeiten und unnötige Kosten. Daneben sollten Sie ebenso den Zeitpunkt der Wartung gut durchdenken, um nicht mitten im Arbeitsprozess zu stören. Vergessen Sie nicht, Angestellte, die an den Anlagen arbeiten, über die Zeiträume der Wartungsarbeiten zu informieren. Denken Sie bereits in der Planung an einen sinnvollen Wartungsablauf, damit sich unterschiedliche Tätigkeiten nicht behindern oder bestimmte Teile mehrfach ein- und ausgebaut werden müssen.

Wartungsverantwortliche: Empfehlenswert ist es, die Komplexität jeder Wartungsaufgabe anzugeben. So kennen Sie das benötigte Fähigkeitslevel und können daraus ableiten, wen Sie mit der Wartung beauftragen. Wartungsverantwortliche können dabei eigene Beschäftigte oder externe Dienstleister sein.

Anleitung: Optimalerweise hinterlegen Sie im Wartungsplan auch standardisierte Anweisungen, die für alle Wartungsbeauftragten als Richtlinie gelten. Hierfür bieten sich Bedienungs- oder Instandhaltungsanleitungen des Herstellers an.

Mittel/Ersatzteile:

Erfassen Sie in dieser Kategorie alle Werkzeuge, Hilfs- und Verbrauchsmittel, Messgeräte oder Hebebühnen, die für die Durchführung der Wartung notwendig sind. Auch Ersatz- und Verschleissteile sollten Sie dabei berücksichtigen. Menge und Umfang der erforderlichen Materialien müssen Sie dazu im Vorfeld abschätzen.

Darüber hinaus gibt es noch andere Gründe, um bestimmte Inhalte in den Wartungsplan aufzunehmen. Dazu zählen bspw. rechtliche Vorgaben, ökologische und hygienische Aspekte oder unternehmensspezifische Anforderungen.

Digitale Unterstützung bei der Wartung: Der Wartungsplaner

Ein digitaler Wartungsplaner übernimmt die Abbildung von Wartungsplänen für Sie. Er umfasst dabei in der Regel die Verwaltung von Prüfterminen sowie die Organisation von wiederkehrenden Wartungsarbeiten oder geplanten Reparaturen. Der Wartungsplaner dient somit vor allem der präventiven Instandhaltung.

Ein Wartungsplaner beinhaltet in erster Linie folgende Angaben:

• Welche Anlage ist nach welcher Prüfvorschrift zu prüfen?
• Wann wurde die Anlage geprüft bzw. wann steht die nächste Wartung an?
• Was sind Massnahmen bzw. Ergebnisse der Wartung?
• Wer hat die Prüfung vorgenommen?

Neben dem Wartungsplaner kommt oftmals auch eine Instandhaltungssoftware in Betrieben zum Einsatz. Der Unterschied dabei: Die Instandhaltungssoftware ermöglicht es zumeist, alle notwendigen Aktivitäten der Instandhaltung abzubilden. Zum Leistungsportfolio zählen dabei nicht nur die reine Planung von Wartungsmassnahmen, oder die Ressourcen-Erfassung sondern ebenso die Verwaltung organisatorischer Aufgaben der Instandhaltung.

Egal ob Sie sich für einen separaten Wartungsplaner entscheiden oder auf eine ganzheitliche Instandhaltungssoftware setzen: Eine digitale Lösung hilft Ihnen in jedem Fall, Ihre Wartungspläne besser, schneller und effizienter zu verwalten. Grund dafür sind u. a. automatisierte Prozesse, die Ihnen eine Vielzahl an organisatorischen Aufgaben abnehmen.

Mit unserer Software-Lösung iManSys erfassen Sie alle Maschinen, Anlagen und Werkzeuge in Ihrem Unternehmen – verschiedene Standorte werden dabei berücksichtigt. Darüber hinaus lassen sich die erforderlichen Wartungsanleitungen direkt im System hinterlegen. Unser integriertes Dokumentenmanagement garantiert Ihnen dabei zu jedem Zeitpunkt eine umfassende Rechts- und Revisionssicherheit. Anschliessend können Sie individuelle Wartungsintervalle für Ihre Anlagen festlegen und sich automatisch an die Fristen erinnern lassen. Verknüpfen Sie ausserdem alle zuständigen Angestellten mit der Wartungsaufgabe oder der Anlage. Schliesslich ist auch die Ableitung von Massnahmen und die Erfassung von benötigten Ressourcen (Zeit, Geld, Energie etc.) vor oder nach der Wartung möglich.

Mit iManSys stellen Sie nicht nur die effektive Organisation von Wartungsplänen sicher, sondern sorgen auch dafür, dass Sie keine Wartung mehr vergessen. Weitere Vorteile unserer Instandhaltungssoftware sowie Informationen zum Zusammenspiel mit anderen HSQE-Bereichen haben wir für Sie in unserem kostenfreien E-Book zusammengefasst. Wir wünschen viel Spass bei der Lektüre!

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.