Laglig efterlevnad för mer hållbarhet i företaget

19. augusti 2024 | Författare: Lena Reuter | Lästid: 7 min

Oavsett om juridiska krav, avtal med kunder, avtal med branschorganisationer, beslut med intresseorganisationer eller frivilliga åtaganden: ditt företag är utsatt för en mängd regelverk. Laglig efterlevnad kan snabbt bli en utmaning – trots allt måste du känna till, följa och övervaka alla skyldigheter. Efterlevnad påverkar lönsamheten och hållbarheten i din verksamhet och kan leda till allvarliga påföljder vid överträdelse. Den här artikeln förklarar varför laglig efterlevnad är en av de viktigaste skyldigheterna och hur det bidrar till hållbarhet.

Ta en titt på vår programvarulösning ”Åtgärder & Skyldigheter” som passar till temat.

Definition och innebörd av laglig efterlevnad

Lagefterlevnad innebär att ett företag uppfyller alla lagkrav. Detta inkluderar nationella och internationella lagar, men också operativa specifikationer, normer och standarder.

Juridisk överensstämmelse, även känd som laglig efterlevnad, innebär efterlevnad av juridiska och regulatoriska krav. Lagligt uppträdande är viktigt för att undvika juridiska konsekvenser som böter, straff och skada på rykte.

Differentiering från laglig efterlevnad och företagsefterlevnad

I motsats till laglig efterlevnad går företagens efterlevnad längre. Det inkluderar efterlevnad av företagets interna principer och uppförandekoder som går utöver juridiska skyldigheter. Fokus ligger på att upprätthålla etiska standarder som integritet och ärlighet inom företaget.

Innebörd och mål för laglig efterlevnad

Vikten ligger i att undvika juridiska och ekonomiska risker. Detta främjar också ansvarsfullt och etiskt affärsbeteende. Målen för laglig efterlevnad inkluderar:

• Undvikande av straff och böter
• Skydda företagets rykte
• Säkerställa kontinuitet i verksamheten
• Främja en etisk och rättvis arbetsmiljö med höga nivåer av arbetssäkerhet
• Bidrag till en hållbar utveckling av företaget

Laglig överensstämmelse som en affärsutmaning: Vilka rättigheter har företag att följa?

Att följa föreskrifter och standarder är en av de juridiska skyldigheterna. Företag måste följa regler och lagar som påverkar nästan alla aspekter av deras affärsverksamhet. Företag är ansvariga för att följa krav som arbetsrätt, miljölagstiftning, dataskyddslagstiftning, produktsäkerhetslagstiftning och antikorruptionslagstiftning.

Mångfald av efterlevnadskrav

Efterlevnadskraven påverkar alla delar av företaget. Företag måste identifiera, implementera, övervaka och dokumentera relevanta regler. Detta kräver ett metodiskt förhållningssätt och kontinuerlig anpassning till nya rättsliga skyldigheter.

Vilka straff har du att förvänta dig för överträdelser?

Brott mot lagregler kan leda till böter, körkortsåterkallelse och åtal. Företag riskerar också allvarliga rykteförluster, vilket kan påverka kundernas förtroende och marknadsandelar på lång sikt. Civilrättsliga stämningar och uteslutning från offentliga kontrakt är andra möjliga konsekvenser som har ekonomiska och operativa konsekvenser.

Implementering av ett lagligt efterlevnadssystem

För att uppfylla alla lagkrav rekommenderas ett strukturerat tillvägagångssätt. Följande lista representerar de viktigaste stegen.

Riskanalys och identifiering av efterlevnadsrisker

Det första steget för att implementera ett effektivt system är att heltäckande identifiera potentiella risker. Företag måste överväga alla möjliga juridiska och regulatoriska risker – interna och externa – förknippade med deras affärsverksamhet.

Upprätta efterlevnadsprocesser och kontroller

När riskerna har identifierats måste individuellt anpassade kontrollprocesser utvecklas. Kontrollprocesserna dokumenteras och kontrolleras för att se om de uppfyller gällande lagkrav och standarder. Viktiga åtgärder inkluderar:

• Skapande av en heltäckande översikt över alla relevanta lagar och förordningar (rättsregister).
• Utveckling av specifika interna riktlinjer.
• Genomför regelbunden personalutbildning.

Kommunikation och utbildning av medarbetare

Ett framgångsrikt efterlevnadsprogram kräver riktad kommunikation med anställda. Utöver utbildningar, där kunskap vanligtvis förmedlas digitalt eller analogt i frontal undervisning, kan även interaktiva workshops hjälpa till. Informationskampanjer har också visat sig vara framgångsrika. Det är viktigt att anpassa utbildningen till organisationens individuella behov och frågeställningar och att göra den praktisk.

Övervakning och kontinuerlig förbättring av systemet

Ett efterlevnadssystem är smidigt och kräver regelbundna revisionscykler för att fortsätta att utvecklas. Det är det enda sättet det förblir effektivt på lång sikt – det växer med företaget och dess processer. Revisioner och kontroller tjänar just detta syfte.

Support genom programvara för efterlevnadshantering

Digitaliseringen erbjuder många möjligheter att öka effektiviteten i efterlevnadshanteringen. iManSys gör det möjligt för företag att följa regelverk och identifiera möjliga risker. Mjukvaran hjälper till med implementering och kontroll av nya åtgärder. Det gör det möjligt att lagra all relevant data centralt och att när som helst kontrollera status för den utvecklade åtgärden. Funktionerna inkluderar automatiska uppdateringar när regulatoriska krav ändras, centraliserad dokumentation och spårning av efterlevnadsaktiviteter och integration med andra system för att förenkla datahanteringen.

Utmaningar med att implementera laglig efterlevnad

För att uppnå konsekvent överensstämmelse med standarder krävs förreglingsåtgärder. Alla i företaget måste engagera sig och se till att dessa får effekt.

Integrering av efterlevnad i företagskulturen

Ett av de centrala hindren i implementeringen är integration i företagskulturen. Det är avgörande att principerna för laglig efterlevnad delas i hela organisationen. Detta börjar med engagemang från ledningen, som fungerar som förebilder genom sitt beteende. Endast om hela personalstyrkan internaliserar och accepterar vikten av att reglerna följs kan insatserna bli framgångsrika.

Resursförsörjning och kostnadshantering

Om du vill integrera ett efterlevnadsprogram i ett företag kräver detta en stor ansträngning. Det binder också upp ekonomiska och mänskliga resurser för att aktivt upprätthålla ett program. Slutligen ska riktlinjer utvecklas och kontinuerligt uppdateras, till exempel genom att genomföra regelbundna revisioner. Ett välplanerat ledningssystem är viktigt för att säkerställa att utgifterna står i proportion till nyttan.

Att hantera överträdelser av efterlevnad

Trots alla förebyggande åtgärder kan överträdelser förekomma. Att hantera detta kräver en tydlig strategi. Företag måste införa mekanismer för att snabbt och effektivt identifiera överträdelser. Du kan förse dina medarbetare med olika rapporteringskanaler, såsom forum, personliga samtal eller förslagsrutor i digital eller analog form.

En strukturerad procedur krävs för implementering. De anmälda överträdelserna ska utredas och åtgärdas. Sanktioner och korrigerande åtgärder bör kommuniceras öppet och konsekvent implementeras för att upprätthålla integriteten i efterlevnadsprocessen.

Kontinuerlig anpassning till nya lagkrav

Lagar, regler och operatörers skyldigheter förändras och företag måste vara tillräckligt smidiga för att anpassa sig till förändringarna. Detta måste föregås av lämpliga kontrollprocesser för att säkerställa att lagändringar uppmärksammas och beaktas i enlighet därmed.

Förändrade processer och åtgärder ska sedan kommuniceras till medarbetarna. En mjukvarulösning som iManSys hjälper till att automatisera dessa processer och göra dem effektiva.

Ökad betydelse av laglig efterlevnad

Företag har en skyldighet att säkerställa efterlevnad av regelverk och alltid ta hänsyn till gällande lagar och utveckling.

Digitalisering och nya efterlevnadsutmaningar

Insatserna omfattar bland annat dataskydd, IT-säkerhet och digital arkivering. Hanteringen av artificiell intelligens och big data kräver särskild omsorg för att säkerställa efterlevnad av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och andra relevanta bestämmelser. Särskilt mot bakgrund av den snabba tekniska utvecklingen måste företagen inrätta strukturer som tar hänsyn till dessa omständigheter.

Internationalisering och globala efterlevnadskrav

Med den ökande internationaliseringen av affärsverksamheten står företag inför uppgiften att uppfylla inte bara nationella utan även internationella efterlevnadskrav. Detta är särskilt komplicerat eftersom olika länder har olika lagkrav. Företag måste utveckla globala efterlevnadsstrategier som är tillräckligt flexibla för att anpassa sig till de juridiska kraven i olika länder. Det är viktigt att ta hänsyn till lokala lagförändringar och kulturella skillnader. iManSys används för att övervaka och kontrollera internationella efterlevnadskrav genom att centralisera data och förbereda dem på lämpligt sätt.

Laglig efterlevnad och hållbarhet

Båda aspekterna är nära förbundna. Företag med en hållbar affärsmodell är skyldiga att samordna sin affärsverksamhet med gällande lagar. Detta gäller särskilt miljöbestämmelser och sociala standarder. En hållbar verksamhet uppfyller inte bara lagkrav, utan går ofta utöver dem för att ge ett positivt bidrag till samhället och miljön. Att följa standarderna utgör grunden för ett hållbart agerande. Det är en väsentlig grund på vilken kunder, investerare och andra intressenter kan utveckla förtroende för ett företag.

Vikten av programvara för efterlevnadshantering

Efterlevnadskraven blir allt mer komplexa. Det är därför tillrådligt att använda programvara för efterlevnadshantering som tar hänsyn till de olika kraven och som alltid är uppdaterad . Programvaran påminner dig om kommande möten, uppmärksammar avvikelser, föreslår alternativ och stödjer utformningen av utbildningar och informationsdokument. iManSys erbjuder omfattande support för att uppfylla lagkrav. Mjukvaran möjliggör central hantering av all efterlevnadsdata, använder automatiska uppdateringar för lagändringar och är lämplig för integration i andra företagssystem. Genom att använda iManSys kan du effektivisera dina efterlevnadsprocesser, bättre hantera risker och säkerställa efterlevnad av regelverk. Detta bidrar inte bara till rättssäkerheten utan stärker också affärsrelationerna med alla inblandade.

Ta en titt på vår programvarulösning ”Foranstaltninger & Pligter” som passar till temat.