Kvalitetsrevision: mål, standarder och implementering för framgångsrik kvalitetsledning

25. juli 2024 | Författare: Emily Heinig | Lästid: 5 min

Som på så många områden i livet gäller samma sak i arbetsvärlden: framgång är när dina egna krav matchar din ultimata prestation. Självklart ska även detta avtal vara så stort som möjligt i ditt företag. I detta sammanhang är en kvalitetsrevision ett viktigt verktyg Den genomförs självständigt och används för att analysera företagets interna processer, produkter och tjänster och utifrån detta initiera förbättringsåtgärder.

Som en del av kvalitetsledningssystemet enligt ISO 9001 ger en motsvarande revision inte bara fördelar för processerna inom ditt företag, utan leder också på lång sikt leder också till högre kundnöjdhet.

Ta en titt på vår programvarulösning ”Åtgärder & Skyldigheter” som passar till temat.

Vad är egentligen en kvalitetsrevision?

För att optimera kvalitetsstyrningen innehåller ISO 19001 riktlinjer för revision av ledningssystem. Detta genomförs och dokumenteras utifrån en oberoende utredning . Först och främst kontrolleras i vilken utsträckning de angivna revisionskriterierna uppfylls av ditt företag.

I grund och botten eftersträvas två mål:

Kort sagt är huvudmålet att interna problemområden avslöjas och lösas innan de utvecklas till allvarliga komplikationer. Detta leder inte bara till en öppnare företagskultur, utan förbättrar även relationen med dina kunder.

Vem ansvarar för kvalitetsrevisionen?

Om du använder eller vill använda ett ISO 9001 kvalitetsledningssystem i ditt företag måste du låta genomföra en kvalitetsrevision. Vem som tar på sig rollen som revisor beror på granskningens mål. Internrevisioner kan utföras av anställda på ditt företag (första part) om de har utbildats i dem .

Det finns två alternativ för extern revision. Dessa kan utföras antingen av dina kunder eller leverantörer (andra part) eller av en oberoende källa (tredje part). För den senare blanketten finns bland annat certifieringsorgan som du kan kontakta.

Krav på revisorer

Uppgifter:

• registrera och utvärdera alla viktiga aktiviteter i företaget

• begära skriftliga bevis (t.ex. revisionsplaner, procedurinstruktioner, checklistor eller revisionsrapporter)

Krav:

• ställ kortfattade och målinriktade frågor

• högsta möjliga objektivitet vid utvärdering

Viktigt: Alla processer ska presenteras på ett verifierbart och transparent sätt för revisorn!

Revisionernas mångfaldiga värld

Exakt hur du genomför en kvalitetsrevision beror på målet och den resulterande typen av revision. Skillnaden mellan internt och externt har redan nämnts. Det finns också tre övergripande former av kvalitetsrevision som du kan skilja mellan:

Andra former av revision inkluderar efterlevnads- och effektivitetsrevisioner. Beroende på företagets krav och mål bestäms typen av revision specifikt i förväg. Vid behov kan även revisionsformulären kombineras.

Process: Kvalitetsrevision i 5 faser

Skapande

Innan implementeringen kan påbörjas måste du skapa ett revisionsprogram . I detta anger du testets omfattning och målen. De kriterier och metoder som används finns också här. För att få bästa chans till förbättring för ditt företag bör du definitivt genomföra en noggrann planering av processerna, vilket en digital lösning kan stödja dig på.

genomförande

Det revisionsprogram som utvecklats kan sedan tillämpas. Det beror på dina mål vem som genomför implementeringen . Som redan nämnts skiljer man på interna och externa revisioner. I det förra fallet agerar revisorer från ditt företag. I det andra fallet tar du in en extern revisor.

övervakning

En kvalitetsrevision har det kortfattade målet att uppnå förbättringar. För att säkerställa att revisorerna själva inte utesluts från detta är uppföljning av genomförandet lämplig. Inte bara är processen generellt sett kritisk, utan även revisorerna själva. Den misslyckade utvärderingen bör också ingå i uppföljningsprocessen.

kontrollera

När du har fått resultatet av revisionen kan du sätta dem i sammanhanget med de mål du har satt upp. Ta en kritisk titt på var du redan har nått framgång och var det finns behov av förbättringar . Ditt företag kan bara utvecklas positivt i framtiden om du håller ett öppet öga på möjliga felkällor.

Åtgärder

Revisionen har genomförts – men processen slutar inte där! Det är nu upp till dig att titta på de identifierade problemområdena, analysera deras orsaker och vidta lämpliga åtgärder för att förbättra dem .

Cykeln för kvalitetsledning

Oavsett hur väl ett företag leds kan felkällor och problem inte undvikas. Det är viktigt att du ser på dem med ett objektivt öga och är öppen för kritik. Detta är det enda sättet du kan identifiera och eliminera befintliga problem. Det är just därför kvalitetsrevisioner inte ska ses som en statisk process, utan snarare som en cykel.

Efter att du har vidtagit lämpliga åtgärder och redan arbetar med dem kan du naturligtvis vara nöjd – men du ska inte luta dig tillbaka. Kvalitetsrevisioner bör genomföras med jämna mellanrum så att nya problempunkter inte förankras. Dessutom är det meningsfullt att noggrant kontrollera om de åtgärder som vidtas ger önskad effekt. Samtidigt hjälper en kvalitetsrevision också till att hitta processer som redan fungerar och att orientera sig mot dem.

ändras ISO-riktlinjerna regelbundet, varför du bör se till att den senaste versionen är implementerad. Var öppen för denna process eftersom det kommer att gynna ditt företag på lång sikt.

En plats för digital revisionshantering

Du är förmodligen redan medveten om att en kvalitetsrevision innebär en viss ansträngning. Användning av mjukvarulösningar rekommenderas för att klara de olika uppgifterna . Molnbaserade applikationer erbjuder i synnerhet många fördelar för operativ verksamhet.

Vår arbetssäkerhetsprogramvara iManSys hjälper dig att hantera dina revisioner. Effektiva lösningar gör hela processen enklare och tydligare. Skapa en revisionsplan och nödvändiga bevis (inklusive checklistor), tilldela de ansvariga och sammanfatta resultaten i en revisionsrapport.

Ta en titt på vår programvarulösning ”Åtgärder & Skyldigheter” som passar till temat.